Records Management 

En Fr
Records Management
(Schriftgutverwaltung, Aktenführung, Aktenpflege)

Records Management umfasst Methodiken der effizienten und ökonomischen Verarbeitung von Unternehmensrecords /rem/. Records umfassen die unterschiedlichsten Dokumente wie Briefe, Angebote, Verträge, Kundenvorgänge, Jahres-Abschlüsse, Präsentationen, Photos, Emails, Excel-Sheets, Notizen, die als sogenannte Records (Akten) im Unternehmen einen Lebenszyklus (Kreation, Nutzung, Pflege, Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung) durchlaufen, geregelt durch ISO /iso15489/.

Wichtigste Gründe für den Einsatz von Records Management:

  • 1. Einhaltung der lokalen Gesetze
  • 2. Historisierung der Dokumente (und Metadaten) im Unternehmen
  • 3. Unterstützung der Geschäftsprozesse und -ziele (im Sinne des Workflow Management)

Zentral für Records Management sind die Prozess- und Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Aktenlebenszyklus. Neben dem eigentlichen Inhalt des Records wird auch dessen Entstehungszusammenhang (Kontext) dokumentiert. Dossiers umfassen Records nach einer bestimmten unternehmensrelevanten Perspektive und erlauben die Übersicht über Geschäftsvorfälle.

Records unterstützen Unternehmens- und Prozess-Audits in administrativen, fiskalen, legalen und historischen Belangen. Spezielle Policies zur Einhaltung der Recordverfügbarkeit sichern z. B. die Speicherung betroffener Records während eines Prozesses oder aufgrund eines Prozesses bei verknüpften Records. Die eingangs erwähnten Aktionen zur Verarbeitung der Unternehmensrecords unterliegen geeigneter “Schedules”, bei denen die Kreaktion/Speicherung/Vernichtung der Records geregelt werden. Z. B. muss im Schweizerischen Gesetz ein Record zu einem Bankkunden im allgemeinen Fall nach 10 Jahren Speicherung vernichtet werden.